Activer la gestion des visiteurs pour un site

Avant que les utilisateurs puissent inviter des visiteurs, vous devez configurer les réglages de gestion des visiteurs pour votre site.

1. Cliquez sur Organisation > Sites .
2. Recherchez et sélectionnez un site.
3. Cliquez sur Gestion des visiteurs pour configurer les options de gestion des visiteurs d'un site.
4. Cliquez sur l’onglet Réglages.

   

   1. Dans la section Paramètres de base, configurez les options nécessaires :

      Activer la gestion des visiteurs pour ce site

      Cochez cette case pour activer la gestion des visiteurs pour le site.

      Nom du site affiché pour les visiteurs

      Saisissez le nom du site que vous souhaitez afficher en externe pour les visiteurs.

   2. Dans la section Radiation, configurez les options nécessaires :

      Heure de radiation automatique

      Radiation automatique le dernier jour de la visite en fin de journée

      Le visiteur est radié automatiquement à minuit le dernier jour de la visite.

      Radiation automatique à l’heure de fin programmée de la visite

      Le visiteur est radié à l’heure de fin spécifiée pour la visite.

      REMARQUE : Les droits d'accès temporaires du visiteur et le code QR d'identification sont désactivés durant la radiation automatique. Lorsqu'un délai de grâce est activé, les visiteurs sont radiés à l’issue du délai de grâce ajouté à l’heure de fin de la visite.

      Délai de grâce

      Ajoute du temps supplémentaire à l'heure de fin programmée de l’événement de visite. À l’échéance du délai de grâce, le visiteur est radié.

   3. (Facultatif) Dans la section Avancé, configurez les options nécessaires :

      Processus d'approbation d'événement de visite

      Sélectionnez le processus d'approbation dont vous avez besoin :

      Aucune approbation nécessaire

      Aucune approbation n'est nécessaire pour faire approuver l'événement de visite. Par exemple, pour simplifier le fait pour les employés d'inviter des visiteurs à tout moment.

      Approbation par un superviseur nécessaire

      L'approbation du superviseur est nécessaire pour faire approuver l'événement de visite.

      Approbation nécessaire par l’approbateur de l’événement de visite

      L'approbation de l'approbateur de l'événement de visite est requise pour faire approuver l'événement de visite.

      REMARQUE : Si un secteur est sélectionné lors de la création de l'événement de visite, il peut déclencher son propre flux d'approbation.

      Exigence d’escorte de visiteur

      Sélectionnez le type de badge dont vous avez besoin :

      Badge visiteur sans escorte

      Généralement utilisé pour les visiteurs qui ne nécessitent pas d'escorte ou d’accès aux portes des secteurs sécurisés ou sensibles.

      Badge visiteur avec escorte

      Généralement utilisé pour les visiteurs qui ont besoin d'une escorte ou d'accéder aux portes des secteurs sécurisés ou sensibles.

      REMARQUE : La règle d'escorte de visiteur doit également être activée pour les secteurs dans Synergis^MC. Pour que l’escorte fonctionnent correctement, l'option Les groupes de titulaires de cartes peuvent escorter les visiteurs doit également être activée dans les Paramètres généraux de la tâche contrôle d’accès dans Config Tool.

      Les utilisateurs peuvent uniquement inviter des personnes à visiter les secteurs auxquels ils ont accès

      • Si la case est cochée, les utilisateurs peuvent uniquement convier les invités à visiter les secteurs auxquels l’utilisateur demandeur a accès. Ce paramètre est appliqué lorsqu'une demande de visite d'invité est créée.
      • Si la case est décochée, les utilisateurs peuvent inviter des utilisateurs à visiter tous les secteurs qui acceptent les visites dans ClearID.

      Créer automatiquement un identifiant à code QR pour les visiteurs

      Si la case est cochée, ClearID crée automatiquement un identifiant code QR pour les visiteurs à la création d'une demande de visite. Les visiteurs peuvent utiliser le code QR inclus dans l'e-mail de confirmation du visiteur pour accéder à des entrées de parking, tourniquets ou installations clôturées spécifiques. Le code QR peut également être utilisé lors de l’inscription auprès des équipes de sécurité, de l’accueil ou sur une borne Genetec ClearID^MC Self-Service Kiosk.

      Afficher le code d’inscription dans le champ nom du visiteur (tâche Gestion des visiteurs dans Security Desk)

      • Si la case est cochée, le champ du nom de famille affiche le nom de famille du visiteur et la valeur du code QR. Cette option est sélectionnée par défaut.

        La case doit être cochée pour qu’un scanner de codes QR puisse scanner et retrouver un visiteur préinscrit dans Security Desk.

        

        CONSEIL : Vous pouvez utiliser le scanner de codes QR Zebra pour saisir le code QR dans le champ Nom à votre place. Dans la tâche Gestion des visiteurs de Security Desk, cliquez dans le champ Rechercher, scannez le code QR, et appuyez sur Entrée.
      • Si la case est décochée, le champ du nom de famille affiche uniquement le nom de famille du visiteur.

        

      REMARQUE : Lorsque l'option du code d'enregistrement est modifiée, seuls les visiteurs créés après le changement sont modifiés, les visiteurs créés précédemment restent inchangés.

5. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Autorisations.
   
   Procédez de l'une des manières suivantes :
   • Dans la section Paramètres de base, cochez la case Toutes les identités peuvent inviter des visiteurs si vous souhaitez que toutes les identités puissent inviter des visiteurs sur ce site.
   • Dans la section Avancé, Cliquez sur Ajouter un rôle si vous souhaitez utiliser les rôles pour gérer les personnes autorisées à inviter des visiteurs sur ce site. Vous pouvez rechercher et sélectionner les identités dont vous avez besoin et cliquer sur Ajouter.

   

   CONSEIL : Si vous ajoutez de nouvelles autorisations de rôle, invitez les membres à se déconnecter et se reconnecter pour charger les nouvelles autorisations d'invitation de visiteurs immédiatement.
6. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Infos sur l'événement de visite et configurez les options nécessaires :

   

   1. Dans la section Emplacements de stationnement, ajoutez des emplacements de stationnement si nécessaire.
   2. Dans la section Emplacements de rencontre des hôtes, ajoutez des lieux de rencontre si nécessaire.
   3. Dans la section Motif de la visite, ajoutez les raisons typiques des visites sur votre site.
      Par exemple, réunion client, réunion partenaire, entretien d'embauche, livraison, ramassage taxi, ramassage Uber, ramassage ascenseur, etc.
7. (Facultatif) Cliquez sur l’onglet Infos sur le visiteur et configurez les options nécessaires :

   

   1. Dans la section Période de rétention des données de visiteurs, sélectionnez une période de rétention en jours, mois ou années.
      La période de rétention par défaut et de 1 an, et la valeur maximale est de 3 ans.

      REMARQUE : La période de rétention est configurable par site afin d’assurer la conformité avec les réglementations régissant les données de votre région.
   2. Dans la section Configuration requise pour le siteChamps disponibles, cliquez sur pour ajouter les champs que vous souhaitez intégrer au processus de création d’événements de visite pour votre site.

      

      Plaque d’immatriculation

      Si cette case est cochée, un champ Plaque d'immatriculation est affiché lorsqu'une visite du site est demandée.

      Numéro de téléphone

      Si cette case est cochée, un champ Numéro de téléphone est affiché lorsqu'une visite du site est demandée.

      Assistance requise (ADA)

      Si cette case est cochée, une section Secteurs accordés aux visiteurs demandant une assistance ADA s'affiche.

      REMARQUE : Cette option d'assistance est utilisée pour se conformer à l'Americans with Disabilities Act (ADA).

      Contrôle des exportations requis

      Si cette case est cochée, des procédures de contrôle des exportations supplémentaires sont suivies lorsqu'une visite du site est demandée. Par exemple, l'hôte de la visite est invité à confirmer que les visiteurs non américains ont signé les documents de contrôle des exportations.

      Accord de non-divulgation

      Si cette case est cochée, des procédures NDA supplémentaires sont suivies lorsqu'une visite du site est demandée. Par exemple, l'hôte de visite est invité à tenir un journal confirmant que le visiteur a signé un accord de confidentialité.

      Nom du passager

      Lorsque cette option est sélectionnée, un champ Nom du passager est fourni lors d'une demande de visite de site. Ce champ Nom du passager est par exemple utile lorsqu'un service de transport (taxi, Uber ou autre) est sollicité pour récupérer un visiteur sur un site. Dans ce cas, le nom du conducteur est également consigné en tant que nom de visiteur et le champ Nom du passager est destiné au visiteur utilisant le service de transport.

      ID de dépôt

      Lorsque cette option est sélectionnée, un champ ID de dépôt est fourni lors d'une demande de visite de site.

      Numéro d'ID

      Si cette case est cochée, un champ Numéro d'ID est affiché lorsqu'une visite du site est demandée.

      Véhicule

      Lorsque cette option est sélectionnée, un champ d'informations supplémentaire sur le véhicule est fourni lors d'une demande de visite de site.

      REMARQUE : Les champs ajoutés sont affichés dans la section Champs disponibles plus loin dans la section.

      

   3. (Facultatif) Si vous avez ajouté Assistance nécessaire (ADA) aux exigences de votre site, allez dans la section Secteurs autorisés aux visiteurs demandant une assistance ADA, ajoutez les secteurs qui doivent automatiquement être autorisés pour ces utilisateurs.
      REMARQUE : Lorsqu'un visiteur qui requiert une assistance d'accessibilité est invité sur le site par un employé, il est automatiquement ajouté à la liste des secteurs ADA.

      Par exemple, s'il existe une porte spéciale pour l'accès en fauteuil roulant, les personnes responsables du site ou des installations ajoutent cette porte d'accès en fauteuil roulant à un secteur spécifique, qu'ils ajoutent ensuite à la liste des secteurs accordés aux visiteurs demandant une assistance ADA. Si un visiteur s’inscrit en activant ADA, ClearID lui accordera à lui seul l’accès à cette porte.

   4. (Facultatif) Cliquez sur pour supprimer les champs de visiteurs qui ne sont plus nécessaires.
8. Cliquez sur l’onglet Pièce jointe d'e-mail et configurez les options nécessaires :

   

   PDF d'instructions

   Ce fichier d'instructions vous permet d'inclure automatiquement un fichier PDF d'instructions de visite dans les communications par e-mail avec les visiteurs. Par exemple, les détails de l'emplacement, le plan du site, les itinéraires d'accès, etc. Quel que soit le nom du fichier chargé, le fichier d'instructions téléchargeable est enregistré en tant que VisitInstructionsFile.pdf.

   Aucun PDF téléchargé.

   Indique qu'aucun PDF d'instructions n'a encore été téléchargé.

   VisitInstructionsFile.pdf

   Cliquez pour télécharger une copie du fichier VisitInstructionsFile.pdf.

   REMARQUE : Ce bouton est uniquement visible et actif après le téléchargement d'un PDF d'instructions.

   Charger

   Cliquez pour télécharger un fichier PDF d'instructions.

   BONNE PRATIQUE : Si votre fichier d'instructions est un document Word, cliquez sur Enregistrer au format Adobe PDF avant de le charger pour vous assurer que les visiteurs ne peuvent pas modifier la procédure.

   Supprimer

   Cliquez sur cette option pour supprimer un fichier PDF d'instructions de visite des communications électroniques avec les visiteurs.

9. Dans l’onglet Bornes, personnalisez les options de configuration.

   

10. (Facultatif) Personnalisez les Options de la borne.
    Ces options permettent de personnaliser les choix affichés pour les visiteurs dans ClearID Self-Service Kiosk durant le processus d'inscription ou de radiation.

    REMARQUE : L'option d'auto-inscription n’est affichée que si toutes les autres options d'inscription ne sont pas applicables.
    L’exemple suivant montre l'écran d'inscription ou de radiation personnalisé pour deux scénarios différents.

    

    L’exemple suivant montre les Options de borne personnalisées avec les options d'inscription par Code QR, par ID et par E-mail activées.

    

    L’exemple suivant montre les Options de borne personnalisées avec les options d'inscription par Code QR et par ID activées.

    

    L’exemple suivant montre les Options de borne personnalisées seulement avec l'option d'inscription par E-mail activée.

    

11. (Facultatif) Personnalisez le Thème de la borne.
    1. Dans la section Thème de la borne, sélectionnez un thème parmi les suivants :

       ClearID

       Le thème ClearID (code couleur HEX 35768D) n'a pas de couleur d'accentuation.

       Blanc

       Le thème blanc propose des options supplémentaires pour choisir une couleur d'accentuation. Par exemple, pour suivre la charte graphique de votre organisation.

    2. Si vous sélectionnez le thème de borne Blanc, sélectionnez une couleur d'accentuation.

       

       La couleur d'accentuation est appliquée aux boutons affichés dans ClearID Self-Service Kiosk.
       L’exemple suivant montre le thème blanc avec la couleur d'accentuation bleue qui correspond au bleu de la charte de l’entreprise utilisée dans l’exemple.

       

       L’exemple suivant montre le thème blanc avec la couleur d'accentuation rouge qui correspond au rouge de la charte de l’entreprise utilisée dans l’exemple.

       
12. (Facultatif) Personnalisez l’Écran de bienvenue de la borne.
    1. Dans la section Écran de bienvenue de la borne, faites un glisser-déposer de votre image ou parcourez vos fichiers pour sélectionner une image d’Écran de bienvenue de la borne.
       Cette image est utilisée pour le nom de la société ou le logo de l’écran de bienvenue de la borne.
       Voici un exemple d'écran de bienvenue avec un logo personnalisé.

       

13. Cliquez sur Enregistrer.
    REMARQUE : Les modifications des options sont synchronisées avec la borne toutes les 60 secondes.