La administración de visitantes está deshabilitada de forma predeterminada.
Solo los administradores de cuentas o los propietarios de un sitio pueden habilitar o configurar la administración de visitantes para los sitios en Genetec ClearID™.
Las opciones que se muestran cuando se crea una solicitud de visita varían según los usuarios que solicitan acceso y, además, los ajustes que configura aquí.
Solo los administradores de cuentas pueden otorgar permisos del usuario para invitar visitantes mediante funciones.
De manera predeterminada, los usuarios reciben permisos para Invitar visitantes para su sitio principal de manera automática.
Procedimiento
Haga clic en Organización > Sitios.
Busque y seleccione un sitio.
Haga clic en Administración de visitantes para configurar las opciones de administración de visitantes para un sitio.
Haga clic en la pestaña Configuración.
En la sección Básica, configure las opciones que necesita:
Habilitar la administración de visitantes para este sitio
Seleccione esta casilla de verificación para habilitar la administración de visitantes para este sitio.
Nombre del sitio mostrado a los visitantes
Introduzca el nombre del sitio que desea que se muestre de manera externa a los visitantes.
En la sección de Registro de salida, configure las opciones que necesita:
Hora de registro de salida automático
Registro de salida automático el último día de la visita, al final del día
El registro de salida del visitante se realiza de forma automática el último día de la visita a la medianoche.
Registro de salida automático a la hora de finalización programada de la visita
El registro de salida del visitante se realiza a la hora de finalización especificada de la visita.
NOTA: Los derechos de acceso temporal del visitante y la credencial del código QR se desactivan durante el registro de salida automático. Si se activa un período de gracia, se registra la salida de los visitantes después de que transcurre el período de gracia adicional luego de la hora de finalización de la visita.
Período de gracia
Añade tiempo adicional a la hora de finalización programada del evento de visita. Una vez transcurrido el período de gracia, se registra la salida del visitante.
(Opcional) En la sección Avanzada, configure las opciones que necesita:
Flujo de trabajo de la aprobación del evento de visita
Seleccione el flujo de trabajo de aprobación que necesita:
No requiere aprobación
No se requiere ninguna aprobación para completar la aprobación del evento de visita. Por ejemplo, para simplificar la invitación de parte de los empleados a los visitantes en cualquier momento.
Requiere aprobación del supervisor
Se requiere la aprobación del supervisor para completar la aprobación del evento de visita.
Requiere aprobación del aprobador del evento de visita
Se requiere la aprobación del aprobador de eventos de visita para completar la aprobación del evento de visita.
NOTA: Si se selecciona un área durante la creación del evento de visita, puede activar su propio flujo de trabajo de aprobación.
Requisito de acompañante durante la visita
Seleccione el tipo de distintivo que requiere:
Distintivo de visitante sin acompañante
Por lo general, se usan para los visitantes que no requieren un acompañante y que no necesitan acceso a las puertas de áreas protegidas o confidenciales.
Distintivo de visitante con acompañante
Por lo general, se usan para los visitantes que requieren un acompañante y que necesitan acceso a las puertas de áreas protegidas o confidenciales.
NOTA: La regla de acompañante de visitantes también debe estar activada para que se haga cumplir en las áreas en Synergis™. Para que la función de acompañamiento funcione bien, la opción de Los grupos de tarjetahabientes pueden acompañar a los visitantes también debe estar habilitada en la Configuración general de la tarea de Control de acceso en Config Tool.
Los usuarios solo pueden invitar a invitados a visitar áreas a las que tienen acceso.
Si la casilla de verificación está seleccionada, los usuarios solo pueden invitar a invitados a visitar áreas a las que el usuario solicitante tenga acceso. Esta configuración se hace cumplir cuando se crea una solicitud de visita de invitados.
Si la casilla de verificación está desactivada, los usuarios pueden invitar a invitados a visitar cualquier área en ClearID que permita visitantes.
Crear credenciales con código QR de manera automática para los visitantes
Si se selecciona la casilla de verificación, ClearID crea de manera automática una credencial de código QR para los visitantes cuando se crea una solicitud de visita. Luego, los visitantes pueden usar el código QR contenido en el correo electrónico de confirmación de visitante para acceder a entradas de estacionamiento, torniquetes o instalaciones cerradas específicas. El código QR también se puede utilizar durante el registro de entrada con seguridad, en una recepción o en un Genetec ClearID™ Self-Service Kiosk..
Mostrar código de registro en el campo de apellido del visitante (tarea de administración de visitantes en Security Desk)
Si la casilla de verificación está seleccionada, el campo de apellido muestra el apellido del visitante y el valor del código QR. Esta casilla de verificación está seleccionada por defecto.
Se debe seleccionar la casilla de verificación para que un escáner de códigos QR escanee y ubique con éxito a un visitante prerregistrado en Security Desk.
SUGERENCIA: Puede utilizar un escáner de códigos QR Zebra para que introduzca el código QR en el campo de Apellido por usted. En la tarea de Administración de visitantes en Security Desk, haga clic en el campo Buscar, escanee el código QR y pulse Ingresar.
Si la casilla de verificación está desactivada, el campo de apellido muestra solo el apellido del visitante.
NOTA: Cuando se cambia la opción del código de registro, solo se modifican los visitantes creados después del cambio; los visitantes creados con anterioridad permanecen sin cambios.
(Opcional) Haga clic en la pestaña Permisos.
Haz una de las siguientes:
En la sección Básico, seleccione la casilla de verificación Todas las identidades pueden invitar visitantes si desea que todas las identidades puedan invitar visitantes a este sitio.
En la sección Avanzada, haga clic en Agregar función si desea usar funciones para administrar quién puede invitar visitantes a este sitio. Luego, busque o seleccione las funciones que necesite y haga clic en Agregar.
SUGERENCIA: Al agregar nuevos permisos de función, aconseje a los miembros de la función que cierren la sesión y vuelvan a iniciarla si desean cargar los nuevos permisos de invitación de visitante de inmediato.
(Opcional) Haga clic en la pestaña Información del evento de visita y configure las opciones que necesite:
En la sección de Ubicaciones de estacionamiento, agregue ubicaciones de estacionamiento.
En la sección de Ubicaciones de encuentro con el anfitrión, agregue ubicaciones de encuentro.
En la sección de Motivos de la visita, agregue los motivos típicos para las visitas a su sitio.
Por ejemplo, reunión con clientes, reunión con socios, entrevista de empleo, entrega, recogida de taxi, recogida de Uber, recogida de lift y demás.
(Opcional) Haga clic en la pestaña Información del visitante y configure las opciones que necesite:
En la sección Período de retención de información del visitante, seleccione un período de retención en días, meses o años.
El período de retención predeterminado es de 1 año y el máximo es de 3 años.
NOTA: El período de retención se puede configurar por sitio para cumplir con las diferentes leyes de datos que puedan aplicarse en su región.
En la sección de Requisitos del sitio Campos disponibles, haga clic en el para agregar cada campo adicional que desee incluir durante el proceso de creación del evento de visita para su sitio.
Placa
Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de placa vehicular cuando se solicita una visita al sitio.
Número de teléfono
Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de número de teléfono cuando se solicita una visita al sitio.
Asistencia requerida según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés)
Si se selecciona, se muestra una sección de Áreas otorgadas a los visitantes que solicitan asistencia según la ADA.
NOTA: Esta opción de asistencia se utiliza para cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés).
Se requiere control de exportación
Si se selecciona, se siguen procedimientos de control de exportación adicionales cuando se solicita una visita al sitio. Por ejemplo, el anfitrión de la visita debe confirmar que los visitantes que no son de EE. UU. hayan firmado documentos de control de exportación.
Acuerdo de confidencialidad
Si se selecciona, se siguen procedimientos de NDA adicionales cuando se solicita una visita al sitio. Por ejemplo, al anfitrión de la visita se le solicita que mantenga un registro que confirme que el visitante firmó un acuerdo de confidencialidad.
Nombre del pasajero
Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de nombre de pasajero cuando se solicita una visita al sitio. Este campo de nombre de pasajero es útil en situaciones en las que se llama a un servicio de transporte (taxi, Uber u otro) para recoger a un visitante de un sitio. En esta situación, el nombre del conductor también se usa como nombre del visitante y el campo del nombre del pasajero se usa para el visitante que pasan a buscar.
ID de entrega
Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de ID de entrega cuando se solicita una visita al sitio.
Número de ID
Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de número de ID cuando se solicita una visita al sitio.
Vehículo
Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de detalles del vehículo esperado adicional cuando se solicita una visita al sitio.
NOTA: A medida que se agregan campos, se muestran en la sección de Campos disponibles más abajo en la sección.
(Opcional) Si agregó Se requiere asistencia (ADA) a los requisitos de su sitio, en la sección Áreas otorgadas a los visitantes que requieren asistencia según la ADA, agregue áreas que deberían otorgarse de manera automática a los visitantes que soliciten asistencia según la ADA.
NOTA: Cuando un empleado invita al sitio a un visitante que requiere asistencia de accesibilidad, el visitante se agrega de manera automática a la lista de áreas ADA.
Por ejemplo, si hay una puerta especial para acceso en silla de ruedas, las personas responsables del sitio o las instalaciones agregan esa puerta para acceso en silla de ruedas en un área específica y agregarían el área a la lista de áreas otorgadas a los visitantes que soliciten asistencia de la ADA. Si un visitante se registra con ADA habilitado, ClearID le otorga acceso a esta puerta, pero no a otros visitantes.
(Opcional) Haga clic en la para quitar los campos de visitante que ya no sean necesarios.
Haga clic en la pestaña Adjunto de correo electrónico y seleccione las opciones que necesita:
Instrucción en formato PDF
Este archivo de instrucciones se utiliza si desea incluir, de manera automática, un Archivo de Instrucciones de Visita en PDF en las comunicaciones por correo electrónico con los visitantes. Por ejemplo, detalles de ubicación, mapa del sitio, instrucciones de viaje, etc. Cualquiera sea el nombre del archivo cargado, el archivo de instrucciones para descargar se guarda como VisitInstructionsFile.pdf.
No se cargó ningún PDF
Indica que aún no se ha cargado ningún PDF de Instrucciones.
VisitaInstruccionesArchivo.pdf
Haga clic para descargar una copia del archivo VisitInstructionsFile.pdf.
NOTA: Este botón solo está visible y activo después de que se haya cargado un PDF de instrucciones.
Cargar
Haga clic para cargar un archivo de instrucciones en PDF.
MEJOR PRÁCTICA: Si su archivo de instrucciones es un documento de Word, haga clic en Guardar como Adobe PDF antes de cargarlo para asegurarse de que los visitantes no puedan modificar el procedimiento.
Eliminar
Haga clic para eliminar un Archivo de Instrucciones para Visitas en PDF de las comunicaciones por correo electrónico con los visitantes.
Haga clic en la pestaña quioscos para personalizar la configuración de su quiosco.
(Opcional) Personalizar Opciones de quiosco.
Estas opciones personalizan las opciones que se muestran a sus visitantes en su ClearID Self-Service Kiosk durante el proceso de registro de entrada y salida.
NOTA: La opción de autorregistro solo se muestra cuando todas las demás opciones de registro no son aplicables.
El siguiente ejemplo muestra la pantalla inicial de check-in o check-out personalizada para dos escenarios diferentes.
El siguiente ejemplo muestra las opciones de registro de entrada habilitadas de Opciones de quiosco personalizadas con Código QR, ID, y Correo electrónico.
El siguiente ejemplo muestra las opciones de registro de entrada habilitadas de Opciones de quiosco personalizadas con Código QR e ID.
El siguiente ejemplo muestra las opciones de registro de entrada habilitadas de Opciones de quiosco personalizadas con sólo el Correo electrónico.
(Opcional) Personaliza el Tema del quiosco.
En la sección Tema de quiosco, elija un tema de los siguientes:
ClearID
El tema ClearID (código de color HEX 35768D) no tiene acento de color.
Blanco
El tema blanco incluye controles adicionales para elegir un acento de color. Por ejemplo, para alinearse con su marca corporativa.
Si eliges el tema de quiosco Blanco, seleccione un acento de color.
El acento de color se aplica a los botones que se muestran en ClearID Self-Service Kiosk.
El siguiente ejemplo muestra el tema blanco con un acento de color azul para que coincida con la marca corporativa azul que se ve en el ejemplo.
El siguiente ejemplo muestra el tema blanco con un acento de color rojo para que coincida con la marca corporativa roja que se ve en el ejemplo.
(Opcional) Personalizar la Pantalla de bienvenida del quiosco.
En la sección Pantalla de bienvenida del quiosco, arrastre y suelte su imagen o busque para seleccionar una imagen Pantalla de bienvenida del quiosco.
Esta imagen se utiliza como nombre de empresa o logotipo de la pantalla de bienvenida para el quiosco.
El siguiente ejemplo muestra la pantalla de bienvenida con una imagen de logotipo personalizada.
Haga clic en Guardar.
NOTA: Los cambios en las opciones del quiosco se sincronizan con su quiosco cada 60 segundos.
La administración de visitantes está habilitada para el sitio.
Después de que concluya
Envíe una solicitud de acceso o visita para este sitio.
SUGERENCIA: Puede utilizar un escáner de códigos QR Zebra para que introduzca el código QR en el campo de Apellido por usted. En la tarea de Administración de visitantes en Security Desk, haga clic en el campo Buscar, escanee el código QR y pulse Ingresar.
Haz una de las siguientes:
SUGERENCIA: Al agregar nuevos permisos de función, aconseje a los miembros de la función que cierren la sesión y vuelvan a iniciarla si desean cargar los nuevos permisos de invitación de visitante de inmediato.
para agregar cada campo adicional que desee incluir durante el proceso de creación del evento de visita para su sitio.
para quitar los campos de visitante que ya no sean necesarios.
El siguiente ejemplo muestra las opciones de registro de entrada habilitadas de Opciones de quiosco personalizadas con Código QR, ID, y Correo electrónico.
El siguiente ejemplo muestra las opciones de registro de entrada habilitadas de Opciones de quiosco personalizadas con Código QR e ID.
El siguiente ejemplo muestra las opciones de registro de entrada habilitadas de Opciones de quiosco personalizadas con sólo el Correo electrónico.
El siguiente ejemplo muestra el tema blanco con un acento de color azul para que coincida con la marca corporativa azul que se ve en el ejemplo.
El siguiente ejemplo muestra el tema blanco con un acento de color rojo para que coincida con la marca corporativa roja que se ve en el ejemplo.
